Dalam suatu organisasi, kekuasaan untuk membuat keputusan didelegasikan kepada manajer. manajemen didesentralisasikan sampai suatu tingkat diman keputusan-keputusan dibuat pada tingkatan terendah organisasi dan disentralisasikan sampai ke tingkatan atas organisasi.
Perencanaan dan Pengendalian
merupakan aktivitas-aktivitas fundamental yang biasa dilakukan oleh seluruh manajer. Pengendalian keputusan sehari-hari ini melibatkan keputusan yang berkaitan dengan berbagai aktivitas, seperti :
- Mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut
- Memperoleh sumberdaya-sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang dikehendaki
- Mengalokasikan dan menentukan pengunaan sumberdaya-sumberdaya yang ada
- Mengkoordinasikan karyawan bila dibutuhkan untuk tujuan-tujuan perusahaan
- Memonitor aktivitas-aktivitas perusahan serta mengambil tindakan bila terjadi kesalahan
Pengambilan Keputusan
Merupakan suatu proses yang dilakukan manajer untuk memilih berbagai alternatif yang tersedia yang akan dilakukan dimasa datang. Terdapat 6 tahap sisitematis yang dilakukan manajer ketika mengambil keputusan.
- Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah
- Menentukan alternatif tindakan
- Mengevaluasi tindakan-tindakan yang mungkin
- Memilih alternatif tindakan terbaik
- Melaksanakan alternatif tindakan yang dipilih
- Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan dirinya bahwa hasil yang diinginkan dapat diperoleh
Sifat-sifat Informasi dan Tingkat Manfaat
Sifat-sifat informasi diantaranya sebagai berikut :
- Tepat waktu (timelinnes), frekuensi dan kelambatan keduanya ditentukan oleh rancangan sistem informasi
- Kuantifiabilitas (quantifiability), sifat yang memiliki nilai-nilai numerik pada obyek-obyek peristiwa
- Akurasi (accuracy), informasi yang seksama dan bebas dari kesalahan
- Kepadatan (cinciseness), kuantitas informasi yang dapat diproses oleh manusia secara efektif sangat terbatas
- Relevasi (relevance), berkaitan dengan tujuan-tujuan perusahaan pada pengguna yang memerlukan informasi tersebut
Informasi memiliki nilai yang berasal dari pengaruhnya terhadap komdisi-kondisi berikut :
- Akurasi--informasi benar dalam merefleksikan realitas
- Ketepatan waktu--informasi bersifat mutakhir
- Waktu tanggap--informasi tersedia denga cepat
- Kelengkapan--informasi berisikan segala sesuatu yang dibutuhkan
- Relevan--informasi mempengaruhi keputusan yanb dibuat
Perangkat Lunak untuk Pengambilan Keputusan
Database adalah kumpulan data yang digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda.
Perangkat lunak database -- memungkinkan manajer melakukan pencarian secara terstruktur untuk memperoleh informasi dalam database
Kueri merupakan permintaan akan informasi yang berada dalam database
SSP ( Sistem Support Putusan )
- Memacu pada sistem informasi komputer yang digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan
- Ditujukan ke arah prosesan data dalam konteks keputusan dibandingkan ke arah perolehan data
- Memberikan respon cepat untuk memenuhi kebutuhan pengambil keputusan & mampu memberikan jawaban pertanyaan "bagaiman jika"
Sistem Ahli merupakan SSP yang dikembangkan dengan canggih yang menggunakan pengetahuan umum yang dimiliki seorang ahli untuk memcahkan masalah.
EIS (Excecutive Information System)
adalah perangkat lunak yang dirancang untuk kebutuhan informasi strategies dari manajemen tingkat atas.
Jenis-jenis Laporan
Laporan terdiri dari 3jenis, yaitu :
1. Laporan Perencanaan ( Bentuk keuangan / non-keuangan )
Berbentuk anggaran yang membantu manajer dalam mengalokasikan & memperoleh sumberdaya untuk operasi persahaan dimasa datang.
2. Laporan Pengendalian
Laporan ini membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana. Laporan ini mempunyai 2 elemen umum yaitu standar dan hasil sesungguhnya.
3. Laporan Operasional
Laporan ini membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari. Laporan operasional befokus pada keadaan operasional sekarang.
Sistem Pelaporan
Merupakan hal yang penting untuk memandang laporan individu dalam konteks yang lebih besar dari keseluruhan sistem informasi yang dianggap bagian dari subsitem.
Sistem pelaporan dapat dklasifikasikan menjadi 2 jenis, yaitu :
- Sistem Pelaporan Horizontal, menghasilkan informasi untuk perencanaan & pengendalian dalam fungsi-fungsi operasional yang terkait di perusahaan
- Sistem Pelaporan Vertikal, membentuk arus ke bawah dan ke atas untuk informasi yang penting bagi perencanaan dan pengendalian
Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya
Tujuan sistem ini adalah untuk menghasilkan laporan pertanggungjawaban unyuk pemilik dan kreditor perusahaan. sistem ini berfokus pada pembuatan / penyajian laporan-laporan tradisional yaitu laporan laba-rugi, laporan posisi keuangan, laporan perubahan posisi keuangan.
Sistem pelaporan akuntansi biaya seringkali bertujuan menghitung angka-angka harga pokok penjualan dan barang jadi yang akan digunakan dalam sistem pelaporan keuangan.
Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban
Konsep akuntansi pertanggungjawaban menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan dapat ditelusuri ke pertanggungjawaban individu tertentu. Sebagai contoh, anggaplah sebuah perusahaan manufaktur harus membuang sejumlah besar barang jadi akibat masalah bahan baku di bawah standar. Konsep akuntansi pertanggungjawaban menyatakan bahwa individu tertentu harus bertanggung jawab atas terjadinya peristiwa tersebut. Dalam kasus ini, masalah yabg muncul mungkin diakibatkan oleh manajer inspeksi bahan baku. Disamping itu, sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya hanya mampu mengalokasikan biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yang relevan.
Manajer dan Keputusan
Sistem informasi adalah serangkaian prosedur terorganisir yang dilaksanakan untuk memberikan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam organisasi. Dalam suatu organisasi, aktifitas pengambilan keputusan dapat dikelompokkan menjadi tingkatan-tingkatan yang berbeda dan setiap tingkatan mempunyai sistem informasi yang berbeda pula. Tingkatan – tingkatan ini adalah perencanaan strategik, oengendalian manajemen, dan pengendalian oprasional.
Ketiga tingkatan di atas digambarkan sebagai hirarki aktifitas pengambilan keputusan.
Pada suatu organisasi, setiap tingkatan manajerial melakukan aktifitas yang berbeda-beda. Para manajer pada setiap tingkat menghadapi keputusan yang berbeda. Perbedaan dalam proses pengambilan keputusan di antara tingkatan menciptakan perbedaan dalam jenis sistem informasi yang diperlukan. Masing-masing sistem harus disesuaikan dengan problem terstruktur, semi terstruktur atau tak terstruktur yang dihadapi oleh manajer pada masing-masing tingkatan.
Sistem penunjang keputusan merupakan suatu sistem informasi yang memberikan informasi terutama pada tingkat yang lebih tinggi untuk membantu pengambilan keputusan.
Pelaporan Kepada Manajemen
Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir dalam dua arah. Arus dari puncak ke bawah berasal dari kejadian yang terjadi pada tingkatan manajemen puncak. Kejadian tersebut dicatat, dibuatkan kesimpulan dan kepada disampaikan tingkatan manajemen yang lebih rendah. Misalkan anggaran belanja periodik, yang memberikan para manajer pernyataan kuantitatif mengenai rencana organisasi. Sedangkan arus dari bawah ke atas, berawal dari kejadian yang berlangsung pada tingkatan manajemen yang lebih rendah dalam struktur organisasi dan dilaporkan pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam bentuk laporan pertanggung jawaban.
9.Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data
Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya.
Digolongkan menurut teknik penyimpanannya, file dapat berupa file manual dan file komputer. File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. Sedangkan file komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer.
File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.
File komputer menggunakan penyimpan magnetik seperti disket, CD atau harddisk sebagai sarana penyimpanan.
Menurut jenisnya file komputer terbagi menjadi :
- File Master
- File Transaksi
- File Cadangan (backup)
- File Arsip
- File Kasar (Scratch File)
Sistem akuntansi yang memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file komputer. Operasi yang lazim pada file komputer yaitu memperbarui (update), memelihara, mengurutkan (sortir) dan menggabungkan (merge).
Untuk mengelola data digunakan suatu sistem perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (SMD) yang merupakan seperangkat program komputer yang mengendalikan akses kepada database yang dilakukan oleh pengguna dan program aplikasi. Sistem ini memisahkan cara data secara fisik disimpan pada sarana penyimpan sekunder. SMD tidak hanya mengelola data itu sendiri tetapi juga hubungan antar data. Setiap apliksi perangkat lunak SMD mengasumsikan suatu model struktural untuk data. Model struktural yang lazim adalah struktur pohon, jaringan, dan relasional.
PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA
Apakah yang dimaksud dengan file? File adalah sekumpulan inormasiyang tersimpan sedemikian hingga informasi ini dapat diperoleh kembali untuk penggunaan selanjutnya.
Penggolongan file menurut teknik
File manual adalah pemrosesan file dengan cara yang masih manual, dan cara penyimpanan pun maasih menggunakan system penyimpaan di dalam almari file sebagai penyimpanan file, Label disisi luar setiap laci almari menunjukan map file, Sarana penyimpanan lain yang digunakan untuk menempatkan sebuah file kartu atau sejillid buku yang berisi jurnal, penyimpanan dan pemangilan kembali secara manual. sistem manual ini menggunakan metode yang sama untuk menyusun record yang ada di dalemnya setiap sistem menata record secara urutdengan suatu field kunci.
Teknologi database berkembang sejalan dengan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Selama tahun 1960-an, system mainframe berpengaruh terhadap dunia usaha Amerikaterutama dalam hal penyimpanan dan perkembangan pesat file data. Sejak saat itu, biaya per gigabyte penyimpanan missal terus menurun.
Pembuatan jaringan dan teknologi komunikasi mengubah skala ekonomi pembuatan database.Teknologi komunikasi Prodigy Servvice berdampak pada biaya database bagi banyak pelaggan, seperti halnya juga para pembuat iklan.
9.3 SISTEM MANAJEMAN DATABASE DAN SRSITEKTURNYA
Terdapat 3 tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen database; arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat fisik.
GAMBAR ARSITEKTUR DATABASE :
Isi database, Penggunaan Database
Laporan yg diinginkan, Informasi yang ingin diketahui
Struktur data logis : Pohon (sacara hirarki), Jaringan, dan
hubungan (relasional)
Metode” akses : Sekuensial, Sekuensial terindeks, dan Langsung
10. sistem pemrosesan data elektronik
10.1 sistem masukan
•Masukan sistem (input) ;
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi
10.2 Pengolah sistem (Process) ;
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
•Sasaran sistem ;
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Klasifikasi Sistem :
•Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)
Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)
•Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.
Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.
Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)
•Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)
Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
•Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Keluaran (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem
Tidak ada komentar:
Posting Komentar